上海音乐学院国际会议/国际学术研讨会管理办法实施细则

举办国际会议/国际学术研讨会是开展学校国际学术合作的重要形式，对促进学校的科学研究和人才培养工作、提升学校在国内外的学术地位、提高办学的国际化水平具有积极作用。为规范举办国际会议/学术研讨会的管理工作、提高会议的效益，根据财政部关于印发《在华举办国际会议经费管理办法》的通知【财行〔2015〕371 号】和《国家外国文教专家经费管理暂行办法》【外专发（2016）85 号】特制定本实施细则。

一、会议性质

适用本规定的国际会议/学术研讨会指：由上海音乐学院主办或承办的、与会

者来自 3 个或 3 个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会等，以及双边会议和国际合作项目的工作会议。根据规模和重要性等指标，本规定所指的国际会议可分为重大国际会议、一般国际会议、国际学术研讨会。

二、会议界定

重大国际会议：重要国际组织参与或支持的会议；邀请外国政府现职部长以上官员、前政要和国内外有重要影响人士参加的高级别国际会议；外宾人数超过 100 人或会议总人数超过 400 人的国际会议。

一般国际会议：外宾人数超过 20 人，会议总人数超过 100 人的国际会议。

国际学术研讨会：会议总人数不超过 100 人，以学术研讨为目的的国际研讨会。

三、规定和申报程序

1.  举办国际会议/国际学术研讨会的校内审批工作由学校国际交流处归口管理。

2. 严格执行预报制度，   举办国际会议/国际学术研讨会须上报年度计划。每年 11 月各院（系）、部门申报下年度国际会议/国际学术研讨会，国际交流处汇总后须上会通过方可执行。

3. 上海音乐学院必须为该会议的中方第一主办或承办单位，否则申报工作应由该会议的中方第一主办或承办单位直接负责。

4. 该国际会议/国际学术研讨会需赴异地同时举办的，在上海申报的同时，也需要请异地主办方在异地申报。

四、基本要求

由主办系、部门在学院 OA 系统行政请示申报，请示内容包括以下信息：

1. 会议名称、举办日期、地点、与会人数、经费来源。

2. 填写《上海市高等院校国际会议申报表》，并提交以下附件：

• 会议议程、会议背景材料（附件一）

• 与会人员名单（附件二）

• 会议经费预算表（附件三）

• 联合主办、协办承办确定意见（若有附件四）

五、报批时间

1. 一般国际会议/国际学术研讨会，需在举办期前 2 个月向国际交流处申报。

2．重大国际会议，需在举办期前 6 个月向国际交流处申报。

六、会议标准

    参照财政部《在华举办国际会议经费管理办法》和国家外国专家局《外国文教专家经费管理暂行办法》相关规定，费用标准如下：

1．国际旅费（特邀代表）：原则上只承担外方特邀代表飞机经济舱的国际旅费，以下几种人员经申请可以承担其飞机公务舱的国际旅费：

（1）外方校级以上领导；

（2）年龄七十周岁以上；

（3）其他经分管院领导批准的特邀代表。

2．住宿费：四星级及以下

3．主题发言：2000-3000 元/次（需提交发言稿）

4．专家补贴：300 元/天（餐补：200元，交通补贴：100元）

5．观摩：原则上安排一次艺术观摩，按照实际支出结算

6．场地租金：150 元/人/天

7．同传设备：100 元/人/天

8．一次宴请：180 元/人

9．车辆租金：大巴士（25座以上）每辆每天1500元，中巴士（25座及以下）每辆每天1000元，小轿车（5座及以下）每辆每天800元

10．工作人员食宿：450 元/人/天

11．志愿者误餐补贴：100 元/人/天

12．同声传译费：5000-6000 元/人/天

13．办公用品、消耗材料、会议文件印刷等：不超过 100 元/人/天。与会期间不发放会议纪念品，不组织公款游览等。国际会议和国际学术研讨会原则上安排在学院会议场所举办。对于国际旅费、主题发言、专家补贴、住宿费确需超上限支出的，须由分管校领导批准。各系、部门要根据实际需要坚持节约、有效的原则进行开支,不得简单将上限作为统一标准进行开支。

七、会后小结

国际会议、国际学术研讨会结束一个月内，举办者须向国际交流处提交相关的会议小结、会议照片等。未按规定提交总结材料者，会议费用不予报销。

八、附则

1. 本规定由国际交流处、财务处负责解释。

2. 本规定自印发之日起执行，原《上海音乐学院国际会议组织与管理办法》同时废止。