上海音乐学院国际会议的组织与管理办法
发布日期:2016-12-15      浏览 2116 次

一、     申 报

 

第一条 申报条件:(一)国内主办的双边或多边国际学术会议,该会议应能反映国际先进水平,对促进学科建设、新领域的开拓以及扩大我院在国内外的影响发挥作用;(二)凡以上海音乐学院的名义在国内主办的双边或多边国际学术会议,必须以系、部门一级作为申报单位;(三)属研讨性的国际会议,举办单位能组织具有一定数量和质量的学术论文。

第二条 填写上海市高等院校国际会议申报表,填写内容包括:(一)国际会议的中英文名称;(二)主办单位和承办部门的中英文名称;(三)会议的宗旨、目的、背景、主题、专业内容、形式等简要介绍;(四)举办时间、地点、会议日程;(五)拟参与会议人数和受邀者的相关情况(姓名、性别、国别、职务、职称、所在单位、学术专长等);(六)经费来源及落实情况;(七)可行性报告。

 

二、     审 批

 

第三条 国际交流处(后简称国交处)是我院申办国际学术会议的归口管理单位,负责学院各有关单位申办国际学术会议的报批工作。

第四条 承办部门一般应在会议前一年提出书面报告,并填写《上海市高等院校国际会议申报表》交国交处,由国交处审阅并报分管院领导批准后,以学院名义行文报上海市教委审批。

第五条 会议承办部门在收到分管部门批复后,应尽快组成组织委员会和学术委员会,其成员应有一定的学术地位和组织能力,能承担国际性学术会议及其他活动的具体工作。

第六条 举办国际学术会议所需住宿、用餐、会议用房、用车等事项,由会议承办部门与院内有关部门协商解决。

第七条 会议后补交材料:实际与会人员名单,会议总结报告(中文)、重要照片以及会议期间形成的一些重要资料,并填写《上海音乐学院国际学术会议总结表》。

第八条 国际学术会议结束后,承办部门应将会议总结报国交处转呈上级主管部门

 

三、     会务及注意事项

 

第九条 承办部门要组织力量对活动涉及的文字材料(含会议论文)进行认真审查,对有政治性错误的内容,应及时要求改正或取消其发表。

第十条 承办部门应遵守外事纪律,坚持内外有别原则,严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与学院国交处/港澳台办联络,不得随意对外表态。

第十一条 若活动级别较高,拟邀请国内外重要人士参会,承办部门应提前三个月将人员名单及背景材料报学院国交处,由国交处协调安排接待及院领导会见等事宜。

第十二条 承办部门应对参加活动代表的接送、食宿、交通等会务工作做出周密安排,确保代表安全。

第十三条 承办部门应注意收集、保存与活动有关的文字材料、重要照片、录音录像、论文集等,会议结束后连同活动总结报国交处汇总后,由档案室存档。

第十四条 本办法由国交处负责解释,自发布之日起施行。