关于做好各系、部门举办重大活动经费预决算工作应注意的事项
关于做好各系、部门举办重大活动经费预决算工作
应注意的事项
为了进一步规范和完善各系、部门举办重大活动在经费使用上的操作流程和注意事项，保证各项活动正常有序地进行。在资金使用上给予一定的保证。重大活动主要包括举办各类大师班、各类纪念活动、年会、学术会议、重大演出活动、重大音乐比赛活动、重大庆祝活动等。在筹备活动期间，各系部门应与财务处配合，在具体操作上要做到如下：
一、 各系部门在筹备举办重大活动时，需提前一个月向财务处提供举办活动的审批报告，包括活动时间、经费预算、资金来源及实施方案等。
二、 各系部门在筹备期间要向财务处提供资金使用状况，包括资金审批权限、资金使用额度、资金结算方式、资金使用进度等。
三、 各职能部门经办人需到财务处协商、沟通、了解具体操作事宜，包括经费使用手续、经费使用的结构安排、银行汇款的具体要点及注意事项、设备购置的入库手续、报销凭证的财务要求及审核程序、个人劳务所得的税收缴交等。
四、 一切费用的发生必需取得合法有效的凭证，各类发票须有税务监制印章，各类收据须是财政局统一领购的，收据发票需经办人和主管人签字方能核销。
五、 大额现金的领用，需说明现金用途及具体清单，同时需提前一星期预约，以便财务处能对资金的合理安排，并给予一定的保证。
六、 涉及到有外汇进出的项目，要及时告知财务处，了解如何进行外汇兑换，如何进行银行结汇，以及外汇汇款和外汇支票托收等事项。
七、 为减少因不了解情况而造成不必要的麻烦，避免因操作失当而带来不良后果，各职能部门主管及经办人员需做到事前心中有数、事中严格控制、事后及时核销。
八、 各系部门举办重大活动以勤俭节约为原则，严格资金专款专用，量入为出，收支平衡，各类费用的收支做到合法合规，合情合理。活动结束后要做到及时报账、及时清账，完整反映活动的收支情况。