上海音乐学院外事接待工作管理办法

一、外事接待工作的归口管理
    外事办公室是我院外事接待工作的职能部门。其主要职责为：受理各系、部门外事接待计划的申请；审核外事接待计划；协助并协调落实外事接待工作。

二、外事接待工作计划的制定
    各系、部门根据业务工作和对外合作的需要提出外事接待工作的计划，一式两份上报外事办公室。外方顺道来访原则上应提前十个工作日向外事办公室提出申请，由外事办公室审核后报主管院领导审批；外方专程访问，原则上提前两个月由我院有关部门向外事办公室提出申请，由外事办公室审核后报院领导审批。提出接待计划的同时，要附拟定的具体接待安排，内容包括：
1、日程安排，（明确时间）；
2、接待地点，（明确会见地点及参观路线）；
3、接待人员，（明确参加接待人员名单及分工）；
4、经费预算，（明确学院承担部分）。

三、外事接待工作的院内报批
    外事办公室接到各系、部门上报的接待计划后，在三个工作日内负责上报给主管院长批阅。

四、外事接待工作的具体实施
    外事接待工作计划经主管院长批阅同意后由邀请部门具体实施。原则上，外事接待的申请提出部门即为外事接待的主要承接部门，外事办公室负责把握外事接待规范，协调相关部门做好外事接待活动。

五、外事接待工作的总结汇报
    承接外事接待的主要部门在外事接待活动后三个工作日内，向外事办公室提交外事接待总结报告及相关材料，由外事办公室负责编制外事接待纪要，报主管院长审阅，并同意归档。

六、外事接待工作的费用管理
    外事接待工作的接待费用原则上由：学院与承接部门共同承担。由院方支出的外事接待工作的接待费用在外事活动后的五个工作日内，由承接部门负责向外事办公室申请核销。
七、本办法由外事办公室负责解释。