上海音乐学院国际（含港澳台地区）学术活动（会议）
的组织与管理办法

一、申报
1．申请条件
(一)国内主办的双边或多边国际学术活动（会议），包括重要国际性演出、比赛、大师班等，应能反映国际先进水平，对促进学科建设、新领域的开拓以及扩大我院在国内外的影响发挥作用；
(二)凡以上海音乐学院的名义在国内主办的双边或多边国际学术活动（会议），必须由系、部门一级为申报单位；
(三)属研讨性的国际会议，举办单位能组织具有一定数量和质量的学术论文。

2．申报材料
(一)国际活动的中英文名称；
(二)主办单位和承办部门的中英文名称；
(三)活动的宗旨、目的、背景、主题、专业内容、形式等简要介绍；
(四)举办时间、地点、活动日程；
(五)活动人数和被邀请者的相关情况（姓名、性别、国别、职务、职称、所在单位、学术专长等）；
(六)经费来源；
(七)联系人；
(八)可行性报告。

二、审批
1．受理部门
外事办公室是我院申办国际学术活动（会议）的归口管理单位，负责学院各有关单位申办国际学术活动（会议），包括重要国际性演出、比赛、大师班等的报批工作。
活动承办部门一般应在至少一年前向学院外事办公室提出书面报告，并填写《上海音乐学院国际学术活动（会议）申请表》，由外事办公室专文呈报上级部门审批。待收到批复后，活动承办部门即可进行活动(会议)准备工作。

2．审批程序
学院鼓励和支持各系、部门利用学术优势举办国际（含港澳台地区）学术交流活动（会议）；
(一)申请提交时间：承办部门一般应在活动前一年提出书面报告，并填写《上海音乐学院国际学术活动（会议）申请表》，连同活动日程，拟参加人员名单（含中、外方）、会议经费预算表等材料交外事办公室；
(二)审批：由外事办公室审阅并报分管院长批准后，以学院名义行文报上海市文广局，重大项目由文广局转呈文化部审批；
(三)活动承办部门在收到分管部门批复后，应尽快组成组织委员会和学术委员会，其成员应有一定的学术地位和组织能力，能承担国际性学术活动（会议）及其他活动的具体工作；
(四)举办国际学术活动（会议）所需住宿、用餐、会议用房、用车等事项，由会议承办部门与院内有关部门协商解决；
(五)活动（会议）后补交材料：实际参加人员名单，活动总结报告（中文）、重要照片以及活动期间形成的一些重要资料，并填写《上海音乐学院国际学术活动（会议）总结表》；
(六)有关活动的重要资料，由活动承办部门整理、立卷，并交学校档案室保存。
(七)国际学术活动（会议）结束后，承办部门应将会议总结报外事办公室。

三、会务及注意事项
1、承办部门要组织力量对活动涉及的文字材料（含会议论文）进行认真审查，对有政治性错误的内容，应及时要求改正或取消其发表；
2、承办部门应遵守外事纪律，坚持内外有别原则，严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与学院外事办公室联络，不得随意对外表态；
3、若活动级别较高，拟邀请国内、外重要人士参会，承办部门应提前三个月将人员名单及背景材料报学院外事办公室，由外事办公室协调安排接待及院领导会见等事宜；
4、若请学院领导参加活动开、闭幕式并讲话，承办部门应于活动开始前十个工作日将详细日程及讲话报学院外事办公室，由外事办公室负责统一安排；
5、承办部门应对参加活动代表的接送、食宿、交通等会务工作做出周密安排，确保代表安全。
6、承办部门应注意收集、保存与活动有关的文字材料、重要照片、录音录像、论文集等，会议结束后连同活动总结报外事办公室汇总后，由档案室存档；
7、举办国际活动应厉行节约，严格按照有关规定，限定经费开支范围和开支标准，不得以盈利为目的；
8、对主办或联合主办高水平的国际学术活动（会议），学院将予以资助。

四、本办法由外事办公室负责解释。